Новости общество Всё - iCity.life Улан - Удэ

Голосовое сообщение или текстовое, поставить эмодзи или нет? Как эволюционировал деловой этикет в диджитал-эпоху.

Этикет, или правила поведения, играют важную роль во всех сферах общественной жизни, и деловое общение не исключение. В древности эталоном делового общения считался греческий этикет. Римские послы неоднократно поражались спокойствию и вежливости греков. Главными правилами античного этикета было не прерывать речи собеседника и воздерживаться от публичных обвинений третьих лиц. В Средневековье общение среди представителей рыцарского сословия регламентировалось обширным сводом правил, которые опирались на иерархию, кодекс чести и нравственные нормы. Само слово «этикет» возникло при дворе французского монарха Людовика XIV в 17 веке. С развитием буржуазных отношений законодателями норм делового этикета стали англичане, а для воспитанного человека обязательной чертой стала «элегантная невозмутимость».

В начале нашего столетия, когда рабочая переписка совершалась исключительно в электронной почте, отвечать на письма один раз в течение дня было нормой, а каждое письмо было объемным по содержанию. Сегодня, когда балом правит мгновенная коммуникация через мессенджеры в смартфонах, темп и характер делового общения существенно изменились. Разберемся, соблюдение каких правил поможет вам всегда достойно выглядеть в общении с коллегами и деловыми партнерами.

Уважение и еще раз уважение

По окончании рабочего дня мы можем спокойно продолжить обсуждение своих личных дел в мессенджерах, но на решение рабочих вопросов вряд ли захочется тратить время, отведенное для отдыха. Многие пренебрегают этим правилом и отправляют «рабочие» сообщения в выходные или вечернее время — ведь кажется, что собеседник прочитает послание и ответит тогда, когда сам посчитает возможным. На самом деле подобные моменты создают ощущение дискомфорта — ведь нарушается личное пространство. Лучше оставить подобные обсуждения на время рабочего дня, конечно, если это не касается чего-то срочного или форс-мажорного.

Будьте «пунктуальны»

Разумеется, мессенджеры помогают быстрее решать большинство рабочих вопросов. Если по электронной почте стандартный срок ответа — в пределах двух суток, то общение в мессенджерах предполагает довольно быструю реакцию на сообщения. Причем она может варьироваться от нескольких минут до нескольких часов —  в зависимости от ситуации.

Если у вас нет возможности довольно оперативно ответить на сообщение в мессенджере или нужно взять паузу на подготовку ответа или формулирование мыслей — не стоит игнорировать собеседника. Отличное и вежливое решение — предупредить, что вам требуется чуть больше времени на ответ и вы обязательно вернетесь с обратной связью.

Не говорите — пишите

Телефонный звонок полностью отвлекает внимание, вынуждая человека прерывать другие дела, поэтому не звоните коллегам без предупреждения, если речь не идет о чем-то чрезвычайном. Чтобы обсудить то, что может быть неудобным для переписки, договоритесь о звонке заранее, в удобное для вас обоих время. То же самое относится к голосовым сообщениям в мессенджерах — больше половины пользователей их не любят и весьма справедливо: их неудобно слушать в общественном месте, особенно на работе, и они тоже отнимают все внимание на себя. Поэтому голосовые сообщения рекомендуем оставить для тех близких, кто точно не против общаться в таком формате.

Экономьте сообщения

В отличие от бумаги в принтере, сообщения в мессенджере не закончатся, чего нельзя сказать о терпении человека, когда ему приходит десяток коротких сообщений. Старайтесь, чтобы каждое сообщение в переписке содержало законченную мысль. И, конечно, не отправляйте лаконичное «Добрый день!», чтобы потом десять минут держать собеседника в ожидании, набирая основное сообщение. Если какие-то рабочие вопросы может быть трудно сформулировать быстро, то составить и отредактировать сообщение можно заранее. 

Например, в мессенджере Viber для этого подойдет раздел «Мои заметки» — по сути это чат с самим собой, где можно хранить не только записи, но и файлы и фотографии, а также составлять списки и устанавливать напоминания.

Оживляйте общение, но в разумных пределах

Обычно, переписываясь в мессенджерах, мы используем множество визуальных дополнений — смайликов, гифок или стикеров. Однако в деловой коммуникации это не всегда уместно и может привести к неловким ситуациям. Чтобы их избежать, в первую очередь, обращайте внимание на то, использует ли ваш собеседник подобные фишки. Так вы быстрее всего поймете, насколько уместно отправлять смайлики или стикеры конкретному человеку. Помните, что все мы по-разному воспринимаем коммуникацию: для кого-то отсутствие скобочки или наличие точки в конце предложения может стать признаком серьезности или обиды. В любом случае лучше избегать стикеров и смайликов, которые могут быть восприняты двусмысленно и не слишком быть понятными собеседнику.

Будьте душой компании

Какая работа без посиделок на офисной кухне и обсуждения не самых рабочих вопросов? Сегодня, когда многие работают удаленно или в гибридном формате, а поддерживать эмоциональную связь с коллегами очень хочется, заменой такой «кухне» может стать групповой чат в мессенджерах. Если в вашем коллективе его еще нет — проявите инициативу. Возможность создания групповых чатов сегодня есть практически во всех популярных мессенджерах. Какой из них выбрать — зависит от ваших привычек, предпочтений и окружения. Так, например, в групповых чатах в Viber, быстро реагировать на сообщения с помощью эмоций, проводить опросы и викторины, закреплять вверху чата важную информацию. А если ваша команда — интернациональная, то на этот случай будет удобно воспользоваться встроенным в мессенджер мгновенным переводом сообщений.